一、虚拟开会的意义是什么？

    1.增加灵活性：虚拟开会可以在任何时候、任何地点进行，方便与全球各地的参与者沟通。

    2.信息共享：虚拟会议可以面向老师和学生、公司和客户还有厂家之间共享信息并更广泛地传播信息。

    3.提高效率：通过传递数字化资料和实时网络会议，可以使与会人员在更短的时间内更有效地完成会议议程。

    二、虚拟会议的作用

    1.制定参加会议的计划

    如果没有提前安排，主持虚拟会议可能很快失控，因此，有必要尽快发出议程，提前五分钟签到，以确保一切顺利进行。即使会议组织者在同一个在线平台上设置每个人，也会出现技术故障，因为无法控制参与者的Wi-Fi连接以及他们设备上的软件错误或硬件故障。提前制定计划和建立最佳实践可以帮助组织者避免会议期间的IT问题。

    确定谁负责解决部署问题，解决网络连接问题，并记录会议或分发会议记录。企业还应决定是否需要让参与者设置静音，谁主持会议，哪些参与者需要屏幕共享，以及观众如何提问。对于小型会议来说，这些问题可能不那么紧迫，压力也很小，但对于大型会议来说，最好制定指导方针，让每个人都知道自己的角色和期望。

    2.确保每个人都被听到

    和大多数会议形式一样，一些特征在虚拟会议中更加突出，因为虚拟会议不同于现场会议。有些人可能会发现，网上会议很难知道什么时候加入，尤其是当人们开始争论或讨论一个热门话题时。

    因此，会议组织者可能会发现自己在虚拟会议中扮演“裁判”的角色，需要知道什么时候让人们讨论话题，什么时候让他们退出，甚至可以使用静音按钮控制虚拟房间，然后面对面交流，让每个人都有机会表达自己的意见或想法。组织者可以使用合作工具来帮助参与者以其他方式表达他们的观点——无论是通过发表评论、向主持人发送信息还是向聊天室发送信息。

    3.使用虚拟会议工具

    虚拟会议的一个主要优点是可以轻松记录会议，生成自动成绩单并进行实时合作。由于虚拟会议，组织者发现录制会议比以往任何时候都容易。在过去的现场会议中，必须有人在会议现场拍摄，才能从这些录制的会议中创建内容。现在，它几乎完全自动化了。

    虚拟会议的工具包括在通话过程中可以分为更小、更有针对性的会议功能。可以用来让参加虚拟会议的体验比现场会议更好。组织者可以探索虚拟工具中所有可用的功能，以检查是否有可以实现自动化的过程，这些过程以前可以手动执行，协作功能可以给会议带来更高的生产力。

    4.如果要召开非常规会议，就需要发挥创造力

    如果企业举行非传统会议，可能需要一些创造性的思考才能完全在线。确保参与者积极参加会议，仍然像现场参加会议一样发表评论或提出问题。自虚拟会议实施以来，即使情况恢复正常，其团队也可能保持集成，帮助无法开会或日程冲突的员工或参与者参加以前无法参加的会议。

    5.利用虚拟会议更好地了解团队成员

    随着越来越多的企业在世界各地开展远程工作，员工可以在家里的厨房、客厅和卧室参加虚拟会议。宠物、配偶、室友和孩子随时都会受到影响，与其把它当作一种干扰，不如把它当作一个更好地了解团队成员的机会，以提高团队士气，利用独特情况加强与同事的联系。